五项措施并举 电子卷宗数字化同步生成
 

  为全面推进档案数字化工作,坚持以保障精细化、流程标准化、管理制度化为抓手,统筹安排,有序推进,电子卷宗随案同步生成全面推行。

  一是加工保障精细化。强化组织领导,成立由院长任组长的库藏档案数字化工作领导小组,由办公室具体落实。先后投入50余万元,配备包括高速扫描仪、高拍仪、服务器在内的档案数字化处理设备,适时组织诉讼卷宗扫描、档案管理软件应用、电子卷宗同步生成等专题培训,提高档案人员业务技能。

  二是加工流程标准化。统一库藏档案数字化加工标准,严把前处理、录入、扫描、图处、质检、装订、总检7个重点环节,重点在数据录入质量上下功夫,通过加工人员自检、档案人员复检、领导小组抽检三道工序,充分保证数字化工作质量。

  三是加工处理高效化。为保证尽快完成库藏档案数字化加工工作,实行档案室工作人员专职处理、新招聘书记员固定时间集中处理和办公室工作人员错时处理相结合的方法,克服人手不足难题,加快处理进度。电子卷宗随案同步生成由立案、审判、执行等流程阶段不同部门分段随时扫描,明确要求纸质卷宗生成3个工作日内录入系统,保障后续电子卷宗深度应用。

  四是卷宗归档同步化。实行纸质卷宗和电子卷宗双轨同时归档制,审判管理部门定期对扫描加工档案进行随机抽查,并在审查报结案信息时检查电子卷宗的完整性,是否符合结案标准;档案室接收纸质卷宗时就电子卷宗扫描质量是否符合要求、电子卷宗与纸质卷宗是否一致进行审查,符合条件后方可入库归档。卷宗数字化需要用到专业的卷宗扫描仪,Book2net kiosk非接触式案卷扫描仪是符合电子卷宗保密要求。

  1.信息安全有保证

  Book2netkiosk设备本身不含有任何存储,符合国家保密法对涉密单位(检察院、法院、公安等)使用设备的相关规定。智能非接触式案卷扫描系统采用外置通用电脑,符合检察院分级保护系统对数据的安全需求。

  2.超高扫描效率

  扫描速度为0.3秒/超A2幅面(彩色600dpi)按每本案卷200页进行实测,每天可扫描约60本案卷,完全满足办案需求。 “有效页”一键切换模式。保证有效页面顺序连续性,减少后期检查量,工作强度低,效率高。

  五是安全管理日常化。加工过程中严格落实有关保密规定,加强工作人员日常保密安全教育的同时,对档案数字化全过程进行严格监督和管理,并对涉密卷宗或含涉密材料的卷宗实行单独扫描、单独挂接、单独管理。强化责任意识,明确档案丢失、信息泄露等事件的责任追究,确保库藏档案实体和信息安全。

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